Aviso de privacidad

Última actualización: 13 de octubre de 2026

En cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y demás normativa aplicable, ponemos a tu disposición este aviso de privacidad integral, que explica qué datos personales se tratan en Evidenxa, para qué, con quién se comparten y cómo puedes ejercer tus derechos.

1. Quiénes somos

Iteratic, S.A. de C.V. ("Iteratic"), con domicilio en Guanajuato, México, desarrolla y opera Evidenxa, una plataforma de control de accesos para instalaciones como residenciales, fraccionamientos, parques industriales, escuelas, hospitales y corporativos. Para cualquier tema relacionado con este aviso puedes escribir a [email protected].

2. Responsable y encargado

Evidenxa se contrata por una organización (el "Cliente"): la administración, mesa directiva o empresa que opera una instalación. Según el tipo de dato, los papeles son distintos:

• El Cliente es el responsable de los datos que se recaban al operar el control de accesos de su instalación (visitantes, residentes, personal). El Cliente decide qué datos capturar y con qué finalidad, y debe contar con su propio aviso de privacidad, por ejemplo visible en caseta.
• Iteratic actúa como encargado de esos datos: los trata únicamente para prestar el servicio, por cuenta y conforme a las instrucciones del Cliente, y no los usa para fines propios.
• Iteratic es responsable únicamente de los datos de contacto comercial de sus Clientes, de los datos para validar cambios de administración (sección 3) y de los datos de navegación de evidenxa.com.

3. Datos personales que se tratan

Visitantes, proveedores, repartidores y demás personas que ingresan a la instalación:

• Nombre y apellidos.
• Imagen escaneada del documento de identificación presentado (INE, licencia de conducir u otra credencial), que se conserva como evidencia del acceso. De ella solo se extraen nombre y apellidos; no se capturan folio, CURP, domicilio ni otros datos del documento.
• Datos del vehículo: placa, estado de la placa, fotografía de la placa, marca, modelo y color, y de forma opcional una fotografía del vehículo.
• Datos del acceso: fecha y hora de entrada y salida, caseta, destino dentro de la instalación, motivo o tipo de visita, número de acompañantes, notas del personal de caseta y, en su caso, reportes de incidentes.
• Teléfono o correo electrónico, solo cuando el Cliente decida capturarlos.

Residentes y usuarios autorizados (no se les solicita ningún documento):

• Nombre completo.
• Domicilio o domicilios dentro de la instalación a los que está vinculado.
• Correo electrónico.
• Número de WhatsApp, solo si elige recibir notificaciones por ese medio, y sus preferencias de notificación.
• Invitaciones que genera: nombre del invitado, placa (opcional), vigencia y número de usos.
• Vehículos asociados a su domicilio, cuando el Cliente los registre.
• Imagen de perfil, opcional y usada únicamente como avatar dentro de la aplicación.

Personal del Cliente (guardias, supervisores y administradores) (no se les solicita ningún documento):

• Nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada e irreversible), rol, caseta asignada y horario.
• Registro de su actividad en la plataforma (accesos que registra, cambios que realiza, último inicio de sesión) con fines de auditoría.

Dispositivos de caseta: identificador del dispositivo, modelo, versión del sistema operativo y de la aplicación, y señal periódica de funcionamiento.

Contactos comerciales de Clientes: nombre, cargo, correo electrónico, teléfono y datos fiscales para facturación.

Representantes en un cambio de administración o mesa directiva: cuando un Cliente cambia de administración, el acceso se transfiere a los nuevos responsables después de una reunión en línea y de revisar su identificación oficial y el documento que acredite su nombramiento (por ejemplo, acta de asamblea, contrato de administración o poder). Estos documentos se revisan fuera de la plataforma, directamente entre personal autorizado de Iteratic y el Cliente, y no se cargan ni almacenan en Evidenxa. Iteratic conserva únicamente constancia de la validación (fecha, nombre y cargo).

Evidenxa no recaba datos financieros, bancarios, comprobantes de pago ni estados de cuenta.

4. Origen de los datos

• Visitantes: sus datos los captura el personal de caseta del Cliente al momento del acceso, o el residente que genera una invitación.
• Residentes: no existe registro automático ni abierto. El Administrador del Cliente da de alta a cada residente después de validar, conforme a sus propias políticas, que realmente está relacionado con el domicilio que indica. Un residente puede estar vinculado a varios domicilios, incluso en distintas instalaciones, cada una administrada por su propio Cliente. Iteratic no valida la identidad del residente ni la titularidad del domicilio.
• Personal: lo da de alta el Administrador del Cliente.

5. Fotografías e identificaciones

Evidenxa no toma fotografías del rostro de ninguna persona. La imagen del documento de identificación contiene la fotografía impresa del titular; esa imagen no se utiliza para reconocimiento facial ni para identificación biométrica de ningún tipo. Aun así, por su naturaleza, se trata con medidas de protección reforzadas: almacenamiento cifrado, acceso solo mediante enlaces temporales para usuarios autorizados del Cliente y registro de auditoría.

6. Procesamiento automatizado

• Lectura de placas: a partir de la fotografía de la placa se extraen automáticamente el número de placa y, opcionalmente, el estado. El procesamiento ocurre en la instancia del Cliente, sin enviar la imagen a terceros.
• Lectura de identificación: a partir de la imagen de la identificación se extraen automáticamente solo nombre y apellidos. El procesamiento ocurre en el propio dispositivo de caseta, sin enviar la imagen a terceros.
• Análisis de patrones de acceso: con base en el historial de accesos (horarios, frecuencia, intentos denegados, entradas sin identificación) el sistema calcula un nivel de riesgo y puede generar alertas para la administración.

En todos los casos los resultados solo prellenan información o generan avisos: ninguna decisión de acceso se toma de forma automática, siempre la toma una persona. Puedes solicitar la revisión de cualquier dato o alerta que te concierna conforme a la sección 12.

7. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias, necesarias para el servicio:

• Registrar y controlar las entradas y salidas de personas y vehículos de la instalación.
• Verificar la identidad de quien solicita acceso y validar invitaciones con código QR.
• Consultar la lista de restricciones de acceso definida por el Cliente.
• Notificar a los residentes, por WhatsApp o correo, sobre visitas y eventos de su domicilio.
• Conservar evidencia para la aclaración de incidentes.
• Generar reportes, analítica y alertas de seguridad para la administración.
• Mantener la seguridad, auditoría y correcto funcionamiento de la plataforma, y brindar soporte.
• Validar la identidad y facultades de nuevos administradores o representantes antes de transferirles el acceso.
• Administrar la relación comercial y la facturación con los Clientes.

Finalidades secundarias: los datos operativos de visitantes, residentes y personal no se usan para fines secundarios, publicidad ni mercadotecnia. Los datos de contacto comercial de Clientes podrán usarse para informar sobre novedades del producto; puedes negarte en cualquier momento escribiendo al correo de la sección 1.

8. Lista de restricciones

El Cliente puede mantener una lista de personas, vehículos o domicilios con restricción de acceso. El Cliente decide quién se incluye, por qué motivo y por cuánto tiempo, y es responsable de ello. Iteratic no alimenta esa lista ni la comparte entre Clientes: cada lista existe únicamente en la instancia de su Cliente.

9. Proveedores y transferencias

Para operar Evidenxa nos apoyamos en proveedores que tratan datos únicamente por nuestra cuenta y bajo obligaciones de confidencialidad (remisiones a encargados, que no requieren tu consentimiento):

• Microsoft Azure: alojamiento de la instancia y base de datos de cada Cliente.
• Cloudflare: almacenamiento cifrado de imágenes y archivos, alojamiento del sitio web y analítica del sitio.
• Kapso: envío de notificaciones por WhatsApp (a través de la plataforma de WhatsApp de Meta).
• Resend: envío de correos transaccionales (invitaciones, notificaciones y recuperación de acceso).

Algunos de estos proveedores pueden procesar información fuera de México, con medidas de protección equivalentes.

Los datos personales no se venden ni se transfieren a terceros. Solo se comunicarán a autoridades competentes cuando exista un requerimiento fundado y motivado, en los supuestos que la ley permite sin necesidad de consentimiento.

10. Conservación y eliminación

Los datos de la operación de una instalación, incluidas las imágenes de identificaciones y placas, se conservan durante la vigencia del contrato del Cliente. Al terminar el servicio, permanecen disponibles durante 60 (sesenta) días naturales para que el Cliente solicite su exportación y después se eliminan de forma definitiva; las copias de respaldo se eliminan conforme a su ciclo de retención. Durante la vigencia, el Cliente puede solicitar la eliminación de registros específicos.

11. Medidas de seguridad

• Cada Cliente opera en su propia instancia, con base de datos independiente; la información de un Cliente no se mezcla con la de otros.
• Las imágenes y archivos se almacenan cifrados y solo se consultan mediante enlaces firmados de acceso temporal.
• La información que el dispositivo de caseta guarda para operar sin conexión se almacena en una base de datos cifrada, que puede borrarse de forma remota si el dispositivo se pierde o se compromete.
• Toda comunicación entre las aplicaciones y los servicios viaja cifrada mediante TLS/SSL.
• Acceso por roles (guardia, supervisor, administrador) y registro de auditoría de los cambios.

12. Derechos ARCO

Tienes derecho a acceder a tus datos personales, rectificarlos si son inexactos o incompletos, cancelarlos cuando consideres que no se requieren para las finalidades señaladas y oponerte a su tratamiento para fines específicos.

Como el Cliente es el responsable de los datos de la operación, puedes dirigir tu solicitud a la administración de tu instalación o a Iteratic en [email protected]; en este último caso la atenderemos en coordinación con el Cliente. Tu solicitud debe incluir:

• Nombre completo y un medio para comunicarte la respuesta.
• Copia de una identificación oficial que acredite tu identidad o, en su caso, la de tu representante.
• La instalación a la que se refiere y una descripción clara de los datos y del derecho que deseas ejercer.
• En caso de rectificación, las correcciones que solicitas y, si aplica, documentación que las respalde.

Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles y, si procede, haremos efectiva la solicitud dentro de los 15 días hábiles siguientes; estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando se justifique. El ejercicio de estos derechos es gratuito, salvo los costos justificados de envío o reproducción. Ciertos registros podrán conservarse cuando el Cliente o la ley lo requieran, por ejemplo, la bitácora relacionada con un incidente en aclaración.

13. Revocación del consentimiento y limitación del uso

Los residentes pueden activar o desactivar en cualquier momento las notificaciones por WhatsApp o correo desde la aplicación. Para revocar tu consentimiento o limitar el uso de tus datos en otros casos, envía tu solicitud al correo de la sección 1 o a la administración de tu instalación. Ten en cuenta que, para ciertas finalidades, la revocación puede impedir que se te otorgue acceso mediante Evidenxa.

14. Cookies y analítica

El sitio evidenxa.com no utiliza cookies de rastreo ni publicidad. Usamos la analítica de Cloudflare, que mide visitas de forma agregada (páginas vistas, país, tipo de navegador y dispositivo) sin cookies y sin identificarte. Las aplicaciones de Evidenxa no incluyen rastreo publicitario.

15. Menores de edad

Evidenxa no está dirigido a menores de edad. Si un menor ingresa a una instalación, su registro corresponde a las políticas del Cliente, quien es responsable de recabar los datos estrictamente necesarios y de contar con el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o tutela cuando la ley lo requiera.

16. Cambios a este aviso

Este aviso puede modificarse por cambios legales, en el servicio o en nuestras prácticas. Cualquier modificación se publicará en esta página con su fecha de actualización y, cuando sea relevante, se informará a los Administradores de los Clientes.

17. Autoridad competente

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en la materia, conforme a la legislación vigente.