Términos y condiciones

Última actualización: 13 de octubre de 2026

Estos términos y condiciones (los "Términos") regulan el acceso y uso de Evidenxa, una plataforma de control de accesos desarrollada y operada por Iteratic, S.A. de C.V. ("Iteratic"), con domicilio en Guanajuato, México. Lee estos Términos con atención: al acceder o utilizar cualquier componente de Evidenxa aceptas quedar obligado por ellos. Si no estás de acuerdo, no utilices el servicio.

1. Partes y aceptación

Evidenxa comprende el sitio web evidenxa.com, el panel de administración web, la aplicación para personal de caseta, la aplicación para residentes y usuarios autorizados, y los servicios en la nube que los soportan (en conjunto, el "Servicio").

El Servicio se contrata por una organización (el "Cliente") para una o más instalaciones. Las personas que usan el Servicio por cuenta del Cliente —administradores, personal de caseta, residentes y usuarios autorizados— aceptan estos Términos al acceder a él. Si existe un contrato firmado entre el Cliente e Iteratic, ese contrato prevalece sobre estos Términos en lo que los contradiga.

2. Definiciones

• Instalación: el inmueble cuyo acceso se controla con Evidenxa (residencial, fraccionamiento, parque industrial, escuela, hospital, corporativo u otro).
• Administrador: persona designada por el Cliente para gestionar la configuración, usuarios y datos de su Instalación.
• Personal de caseta: guardias u operadores que registran entradas y salidas.
• Residente o usuario autorizado: persona vinculada a una unidad o área de la Instalación que puede generar invitaciones y consultar actividad.
• Visitante: persona o vehículo que solicita acceso a la Instalación.
• Datos del Cliente: toda la información capturada o cargada en el Servicio por el Cliente o sus usuarios, incluidos registros, fotografías y documentos.

3. Descripción del servicio

Evidenxa es una herramienta de registro y apoyo a la operación de seguridad que permite, de manera enunciativa mas no limitativa:

• Registrar digitalmente entradas y salidas de personas y vehículos, con fecha, hora, destino y personal que atendió.
• Capturar como evidencia la imagen del documento de identificación, de la placa y, opcionalmente, del vehículo, con lectura automática de nombre y placa.
• Mantener una lista de restricciones de acceso (personas, vehículos o unidades) configurada por el Cliente.
• Generar y validar invitaciones con código QR emitidas por residentes o usuarios autorizados.
• Enviar notificaciones sobre accesos y eventos relevantes.
• Registrar incidentes, notas y bitácora de operación, y consultar reportes y analítica.
• Operar en caseta sin conexión a internet y sincronizar la información al restablecerse.

Las funciones incluidas son las disponibles al momento de la contratación según el plan del Cliente. Cualquier solicitud de mejora o funcionalidad nueva se considera una sugerencia y no genera obligación de desarrollo para Iteratic.

4. Contratación, precios y facturación

El Servicio se contrata por Instalación, mediante cotización o contrato con Iteratic, donde se establecen alcance, precio, periodicidad de pago y vigencia. Los precios no incluyen impuestos salvo que se indique lo contrario. Hardware, integraciones, capacitación adicional y servicios en sitio se cotizan por separado.

La falta de pago en los plazos acordados puede dar lugar a la suspensión del Servicio conforme a la sección 17.

5. Cuentas, acceso y credenciales

• Las cuentas son personales e intransferibles. Cada usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada con ellas.
• El Administrador es responsable de dar de alta y de baja oportunamente al personal de caseta y a los residentes, y de asignar los roles y permisos adecuados.
• No existe registro abierto de residentes. Antes de dar de alta a un residente, el Administrador debe validar, conforme a sus propias políticas, que la persona realmente está relacionada con el domicilio o domicilios que se le asignan. Iteratic no verifica la identidad de los residentes ni la titularidad de los domicilios, por lo que el Cliente responde por los accesos otorgados a personas vinculadas indebidamente.
• Si sospechas que tu cuenta fue usada sin autorización, debes informarlo de inmediato al Administrador de tu Instalación o a Iteratic.

Cambio de administración. Cuando el Cliente cambie de mesa directiva, administración o representante, la suscripción continuará en los mismos términos contratados. El acceso administrativo se otorgará a los nuevos responsables solo después de una reunión en línea con Iteratic y de la presentación de los documentos que acrediten su nombramiento (por ejemplo, acta de asamblea, contrato de administración o poder) e identificación oficial. Estos documentos se revisan directamente entre personal autorizado de Iteratic y el Cliente, fuera de la plataforma. Mientras la validación no concluya, Iteratic podrá mantener o restringir los accesos administrativos, sin afectar la operación de caseta.

6. Uso aceptable y conducta prohibida

El Servicio debe usarse exclusivamente para el control de acceso de la Instalación contratante y conforme a la ley. Queda prohibido:

• Intentar acceder a información de otros Clientes o a componentes del Servicio no autorizados.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, copiar o revender el software, salvo lo permitido por la ley.
• Introducir código malicioso, sobrecargar o interferir con la operación del Servicio.
• Usar la información, las imágenes o la lista de restricciones para fines ajenos a la seguridad de la Instalación, para discriminar, acosar o exhibir a personas, o para cometer cualquier ilícito.
• Capturar información falsa o de terceros sin fundamento legítimo.

7. Responsabilidades del Cliente sobre datos de terceros

El Cliente decide qué datos se recaban de visitantes, residentes y personal, y con qué finalidad. Por ello, el Cliente actúa como responsable del tratamiento de esos datos y Iteratic como encargado, tratándolos únicamente para prestar el Servicio y conforme a las instrucciones del Cliente.

En particular, el Cliente se obliga a:

• Contar con su propio aviso de privacidad y mantenerlo visible en cada caseta o punto de acceso, informando que se capturan la imagen de la identificación y los datos del vehículo, antes de recabar los datos de cualquier visitante.
• Obtener los consentimientos que la ley exija y atender las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u oposición de los titulares, con el apoyo de Iteratic cuando sea necesario.
• Definir quién tiene acceso a la información dentro de su organización y responder por el uso que su personal haga de ella.

Lista de restricciones. El Cliente decide qué personas, vehículos o domicilios incluye en su lista de restricciones de acceso, por qué motivo y por cuánto tiempo. El Cliente debe contar con una causa justificada para cada restricción y responde frente a cualquier reclamación de las personas incluidas. Iteratic no alimenta ni valida estas listas, y no las comparte entre Clientes.

Iteratic no es responsable del uso indebido de los Datos del Cliente por parte del Cliente o sus usuarios.

8. Propiedad de los datos y propiedad intelectual

Los Datos del Cliente pertenecen al Cliente. Iteratic no los vende, no los comparte con terceros para fines propios y solo accede a ellos cuando es necesario para operar, mantener o dar soporte al Servicio, o cuando lo exija una autoridad competente.

El software, diseño, código fuente, marcas, logotipos y contenidos de Evidenxa son propiedad de Iteratic y están protegidos por la legislación mexicana e internacional. La contratación otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a la vigencia del contrato; no implica transferencia de propiedad alguna. Las sugerencias que el Cliente comparta podrán ser usadas por Iteratic para mejorar el Servicio sin obligación de compensación.

9. Seguridad y aislamiento de la información

Evidenxa está diseñado para que la información de cada Cliente permanezca separada y protegida:

• Instancia dedicada: cada Cliente opera en su propia instancia del Servicio, con base de datos independiente. La información de un Cliente no se mezcla con la de otros.
• Infraestructura: las instancias se alojan en Microsoft Azure; las fotografías y archivos se almacenan en Cloudflare R2.
• Archivos protegidos: las fotografías y documentos se almacenan cifrados y solo pueden consultarse mediante enlaces firmados de acceso temporal generados para usuarios autorizados.
• Dispositivos de caseta: la información que la aplicación de caseta guarda localmente para operar sin conexión se almacena en una base de datos cifrada en el dispositivo.
• Comunicaciones cifradas: toda comunicación entre las aplicaciones y los servicios de Evidenxa, y entre dichos servicios, viaja cifrada mediante TLS/SSL.

Iteratic aplica medidas de seguridad técnicas y administrativas razonables; sin embargo, ningún sistema es infalible y no puede garantizarse seguridad absoluta. El Cliente es responsable de la seguridad física de sus dispositivos y de las credenciales de sus usuarios.

10. Almacenamiento y conservación de evidencia

Los registros de acceso, fotografías y documentos se conservan durante toda la vigencia del contrato del Cliente. A la terminación del Servicio aplica lo previsto en la sección 17. El Cliente puede solicitar a Iteratic una exportación de sus datos durante la vigencia del contrato y en el plazo posterior indicado en dicha sección.

11. Disponibilidad, mantenimiento y operación sin conexión

Iteratic realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener el Servicio disponible. Los niveles de servicio específicos, en su caso, se establecen en el contrato del Cliente.

La aplicación de caseta está diseñada para seguir registrando accesos durante interrupciones de internet y sincronizar la información al restablecerse la conexión. Durante esas interrupciones algunas funciones (notificaciones, validación de invitaciones recientes o información actualizada desde el panel) pueden no estar disponibles o reflejarse con retraso.

Iteratic podrá realizar mantenimientos programados, procurando avisar con anticipación y en horarios de menor impacto para la operación.

12. Servicios de terceros

El Servicio depende de proveedores externos, como servicios de nube, notificaciones push de Apple y Google, correo electrónico y mensajería. Iteratic envía las notificaciones e invitaciones en tiempo real, pero su entrega y visualización dependen de factores fuera de su control (conectividad, configuración del dispositivo, políticas del proveedor), por lo que no se garantiza su recepción. El uso de dichos servicios puede estar sujeto a los términos de cada proveedor.

13. Dispositivos y hardware

Salvo que se contrate hardware con Iteratic, el Cliente provee los dispositivos (por ejemplo, iPad), la conectividad a internet y la energía eléctrica necesarios en caseta, cumpliendo los requisitos mínimos que Iteratic indique.

Iteratic puede ofrecer en venta o renta dispositivos y equipos compatibles, con costo adicional y condiciones establecidas en la cotización o factura correspondiente. Respecto de dicho hardware:

• La instalación física, cableado, suministro eléctrico, condiciones de red y adecuaciones de infraestructura son responsabilidad del Cliente o de los proveedores que éste designe, salvo que se contraten expresamente con Iteratic.
• La garantía será la del fabricante o la indicada en la factura, hasta por 12 (doce) meses a partir de la entrega, y está sujeta a condiciones adecuadas de instalación y uso.
• Para validar una garantía, el Cliente debe proporcionar evidencia suficiente de la falla (fotografías, video, descripción del comportamiento). Iteratic podrá rechazarla si la falla no puede verificarse o es atribuible a instalación incorrecta, manipulación, daño físico, condiciones eléctricas fuera de rango o configuraciones ajenas a sus recomendaciones.
• En el caso de renta, el equipo sigue siendo propiedad de Iteratic y debe devolverse en buen estado al término del contrato, salvo el desgaste normal.

14. Integración con plumas y paneles de acceso

Evidenxa puede integrarse con plumas, barreras, controladores o paneles de acceso de terceros. La integración está limitada a los modelos compatibles al momento de la contratación y su costo se define en la cotización correspondiente.

El funcionamiento de la integración depende de factores externos a Iteratic, como la red local, configuración de puertos, firmware, energía y estado de los equipos del Cliente. Por ello, la conectividad solo puede confirmarse tras las pruebas en sitio, e Iteratic no garantiza la continuidad de la integración ante fallas, actualizaciones o cambios en dichos equipos o en su red. Iteratic brindará apoyo técnico razonable para restablecerla.

15. Soporte

El soporte se brinda al Administrador o a un representante designado por el Cliente, quien actúa como enlace entre los usuarios de la Instalación e Iteratic. Los residentes y el personal de caseta deben canalizar sus solicitudes a través de dicho representante.

Horario: lunes a viernes de 9:00 a 18:00 (hora del centro de México), por correo electrónico, WhatsApp o teléfono. Los tiempos de respuesta dependen de la severidad del problema reportado. El soporte en sitio está sujeto a disponibilidad y se cotiza por separado.

Ambas partes se comprometen a una comunicación respetuosa. Iteratic podrá revisar o terminar el Servicio ante conductas ofensivas reiteradas o un uso desproporcionado del soporte que afecte la atención a otros Clientes.

16. Limitación de responsabilidad

Evidenxa es una herramienta de registro y apoyo. La vigilancia, las decisiones de permitir o negar un acceso y la seguridad de la Instalación son responsabilidad del Cliente y de su personal. En consecuencia, Iteratic no será responsable por robos, intrusiones, daños a personas o bienes, ni por decisiones tomadas con base en la información del Servicio.

Funciones automatizadas. La lectura automática de placas e identificaciones y el nivel de riesgo calculado a partir de los patrones de acceso son herramientas de apoyo. Su precisión depende de factores como la calidad de la imagen, la iluminación, el estado del documento o de la placa y la información disponible, por lo que pueden contener errores u omisiones. El personal de caseta debe verificar los datos prellenados antes de registrarlos, y las alertas o niveles de riesgo no sustituyen el criterio del Cliente. Iteratic no será responsable por accesos otorgados o negados con base en estos resultados.

En la medida permitida por la ley, Iteratic no será responsable por lucro cesante, pérdida de datos derivada de causas ajenas a Iteratic, ni daños indirectos, incidentales o consecuenciales. La responsabilidad total de Iteratic por cualquier reclamación relacionada con el Servicio se limitará al monto pagado por el Cliente en los doce meses anteriores al hecho que la origine.

Iteratic no está obligado a generar reportes, constancias o cartas para casos legales específicos más allá de la información disponible en el Servicio, salvo requerimiento de autoridad competente.

17. Suspensión y terminación

El Cliente puede cancelar el Servicio conforme a lo establecido en su contrato. Iteratic podrá suspender o terminar el Servicio, previo aviso cuando sea posible, en caso de:

• Falta de pago.
• Incumplimiento de estos Términos o uso ilícito del Servicio.
• Conflicto dentro de la organización del Cliente que impida identificar claramente a su representante o responsable de la información, hasta que se resuelva.

Tras la terminación, los Datos del Cliente permanecerán disponibles durante 60 (sesenta) días naturales para que el Cliente solicite su exportación, siempre que se encuentre al corriente en sus pagos. Concluido ese plazo, los datos, fotografías y archivos se eliminarán de forma definitiva de la instancia del Cliente; las copias de respaldo se eliminarán conforme a su ciclo de retención. Iteratic no estará obligado a conservar ni entregar información después de dicho plazo.

18. Datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la legislación mexicana aplicable y por nuestro Aviso de privacidad.

19. Modificaciones

Iteratic puede actualizar estos Términos. Los cambios se publicarán en esta página con su fecha de actualización y, cuando sean relevantes, se notificarán al Administrador con anticipación razonable. El uso continuo del Servicio después de la entrada en vigor de los cambios implica su aceptación.

20. Vigencia

Estos Términos aplican desde el primer acceso al Servicio y mientras éste se utilice. Las secciones de propiedad intelectual, limitación de responsabilidad y ley aplicable subsisten tras la terminación.

21. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales competentes de Guanajuato, México, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro.

22. Contacto

Para dudas sobre estos Términos escribe a [email protected].